modeling (analisis dan perancangan)

ANALISIS SISTEM

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sistem menjadi komponen-komponennya dengan tujuan untuk mempelajari seberapa baik komponen tersebut bekerja dan berinteraksi dalam mencapai tujuan. Desain sistem adalah pelengkap teknik pemecahan masalah yang mengumpulkan kembali bagian-bagian komponen dari suatu sistem dan kemudian memperbaiki sistem tersebut dengan menambahkan, menghapus dan mengubah potongan tersebut sehingga berubah dibandingkan sistem awal.
Analisis sistem adalah konsep yang menggambarkan fase awal dari pengembangan sistem. Pada umumnya, tidak ada definisi yang dapat diterima secara universal mengenai analisis sistem, dan pada kenyataannya tidak ada kesepakatan mengenai kapan analisis sistem berakhir dan kapan desain sistem dimulai.
Analisis sistem informasi didefinisikan sebagai fase pengembangan dalam suatu proyek yang memfokuskan pada masalah bisnis, independen terhadap teknologi yang dapat digunakan/implementasikan sebagai solusi terhadap masalah tersebut.
Analisis sistem dikendalikan oleh pemilik sistem dan pengguna sistem. Karenanya diperlukan blok DATA, PROCESS, dan INTERFACE dari pemilik sistem dan pengguna sistem sesuai pandangan masing-masing dalam hal masalah bisnis. Sistem Analyst menyediakan fasilitas analisis sistem. Dokumentasi dan pengiriman dilakukan oleh analisis sistem dan tersimpan di dalam repository.
Repository adalah lokasi dimana Sistem Analysts, Desain sistemers, dan Sistem Builders menyimpan dokumentasi/data dari satu atau lebih sistem/proyek. Repository dapat dibuat untuk proyek tunggal atau lebih proyek/sistem. Pada umumnya, Repository diimplementasikan sebagai kombinasi dari :
• Petunjuk jaringan dari Word Processing (seperti microsoft word), Spreadsheet (seperti microsoft excel) dan file computer lainnya yang berisi hubungan proyek, laporan dan data.
• Satu atau lebih kamus/ensiklopedia masalah
• Dokomentasi dalam bentuk fisik
• Website intranet (cukup berguna sebagai alat komunikasi)
Pada dasarnya, analisis sistem adalah analisis mengenai pemecahan masalah. Terdapat beberapa pendekatan untuk memecahkan masalah dan beberapa pendekatan analisis sistem. Beberapa pendekatan analisis sistem diantaranya adalah Structured Analysis, Information Engineering, Discovery Prototyping dan Object Oriented Analysis. Pada kenyataannya, pendekatan diatas saling melengkapi antara satu dengan lainnya.
Model Driven Analysis adalah penggambaran dari model suatu sistem dalam bentuk gambar dan telah divalidasi. Pada akhirnya model sistem ini akan menjadi rancangan awal dan konstruksi dasar dari sistem yang akan dikembangkan. Contoh dari Model Driven Analysis adalah Structured Analysis, Information Engineering, dan Object Oriented Analysis
Model adalah representasi dari keadaan sebenarnya yang cukup kompleks. Pada umumnya kebanyakan model menggunakan gambar untuk merepresentasikan keadaan sebenarnya. Contoh dari model adalah Flowchart, Hierarchy Chart dan Organization Chart
Structured Analysis adalah teknik yang menitikberatkan pada proses yang digunakan untuk menganalisis suatu sistem, mendefinisikan kebutuhan bisnis untuk sistem baru yang akan dikembangkan. Structured Analysis sendiri merupakan salah satu dari pendekatan untuk analisis sistem dengan menggunakan sistem informasi. Seperti yang telah disebutkan diatas, Structured Analysis memfokuskan pada proses. Proses ini digambarkan menjadi suatu model oleh Sistem Analysts yang disebut diagram aliran data (Data Flow Diagram). Model dari proses ini menjadi rancangan awal untuk proses bisnis yang akan diimplementasikan. Pada saat ini, proses model dapat digunakan untuk memperbaharui/mendesain ulang proses bisnis
Information Engineering adalah teknik untuk merencanakan, menganalisis dan mendesain sistem informasi yang menitikberatkan pada data. Model dari Information Engineering mengilustrasikan dan menyesuaikan data dengan proses sistem. Model data dari Information Engineering disebut Entity Relationship Diagram. Model dari proses pada Information Engineering menggunakan diagram aliran data yang dapat ditemukan pada Structured Analysis. Pada Information Engineering, Sistem Analysts membuat Entity Relationship Diagram dari data mentah sebelum membuat diagram aliran data yang menunjukkan bagaimana data diterjemahkan, disimpan, digunakan dan dikelola.
Object Oriented Analysis adalah teknik yang mengintegrasikan data dan proses ke dalam suatu konstruksi yang disebut objek. Model Object Oriented Analysis adalah model yang mengilustrasikan objek sistem dari berbagai perspektif. The Unified Modelling Language memberikan sintaks dalam bentuk grafik dari model objek. The Unified Modelling Language mendefinisikan beberapa perbedaan dari berbagai tipe diagram yang mengumpulkan model dari sistem informasi atau aplikasi dari objek
Prototipe adalah contoh model dalam ukuran kecil, tidak lengkap tetapi diharapkan dapat menggambarkan suatu sistem
Accelarated Analysis adalah pendekatan untuk mengidentifikasi suatu bisnis secara cepat dan menggunakan persyaratan untuk sistem baru yang digambarkan dalam bentuk konstruksi prototipe.Discovery Prototyping digunakan untuk mendefinisikan persyaratan bisnis dari pengguna dengan cara membuat reaksi/mencoba secara cepat dan kotor implementasi dari persyaratan bisnis tersebut
Rapid Architecture Analysis adalah Accelarated Analysis yang digunakan sebagai pendekatan untuk membangun model dari suatu sistem. Rapid Architecture Analysis mencoba untuk mendapatkan model dari sistem dari sistem lama atau Discovery Prototypes.Reverse Engineering adalah teknologi pembacaan dari kode program database, program aplikasi ataupun User Interface dan secara otomatis membuat model yang ekuivalen dari suatu sistem. Hasil dari pemodelan sistem tersebut dapat diubah dan dikembangkan oleh Sistem Analysts dan pengguna untuk pengembangan model baru.
Requirements Discovery adalah teknik yang digunakan oleh Sistem Analysts untuk mengidentifikasi dan menggali masalah dari sistem dan persyaratan solusi dari komunitas pengguna.
Information Gathering adalah teknik yang digunakan untuk mengumpulkan informasi mengenai masalah dari suatu sistem, kesempatan, persyaratan solusi dan prioritas.Business Process Redesign/Business Process Reengineering adalah aplikasi dari metode analisis sistem untuk mencapai tujuan dengan mengembangkan dasar-dasar dari proses bisnis perusahaan/organisasi dan tidak bergantung pasda teknologi.

Tahap Pemeriksaan Awal

Tahap pemeriksaan awal adalah tahap pertama dari proses pengembangan sistem klasik. Tahap ini menjawab pertanyaan apakah suatu proyek pantas untuk dikerjakan. Untuk itu, pemeriksaan awal harus mendeskripsikan tujuan dari proyek dan masalah, peluang, dan arahan yang memicu proyek tersebut. Tahap pemeriksaan awal terutama berkaitan dengan pandangan pemilik sistem secara umum terhadap sistem tersebut.
Tahap pemeriksaan awal dilakukan dalam waktu yang singkat, seluruh tahap tidak boleh melebihi 2 - 3 hari untuk sebagian besar proyek. Tahap pemeriksaan awal umumnya terdiri dari hal-hal sebagai berikut :
1. Membuat daftar masalah, peluang dan arahan
Ini adalah salah satu pekerjaan utama dalam tahap pemeriksaan awal yang diestimasi berkaitan dengan urgensi, visibilitas, keuntungan nyata, dan prioritas. Pekerjaan ini biasanya diatur oleh analis sistem senior. Pekerjaan ini dipicu oleh permintaan akan proyek.
• Urgensi : dalam waktu berapa lama sebuah masalah harus diselesaikan atau sebuah peluang terealisasikan.
• Visibilitas : pada tingkatan apa sebuah solusi atau sistem baru diperlihatkan kepada pelanggan atau manajemen eksekutif
• Keuntungan : berapa banyak sebuah solusi atau sistem baru meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya tahunan
• Prioritas : apa prioritas dari tiap masalah, peluang, atau arahan
2. Mendiskusikan tujuan awal
Tujuan mendeskripsikan batasan dari proyek, yaitu aspek dari bisnis yang diperhitungkan dan yang tidak. Tujuan dapat berubah selama proyek dilaksanakan, tetapi rencana proyek awal harus membangun tujuan awal. Kemudian bila tujuan berubah secara signifikan, semua anggota yang berhubungan akan memiliki pemahaman yang lebih baik terhadap perubahan anggaran dan jadwal. Pekerjaan ini menggunakan masalah yang didefinisikan oleh pekeerjaan sebelumnya. Masalah, peluang dan arahan tersebut merupakan dasar dalam menentukan tujuan.
3. Mengestimasi nilai proyek
Tidak mungkin untuk melakukan analisis feasibilitas yang menyeluruh berdasarkan fakta terbatas yang dapat dikumpulkan. Pekerjaan ini dipicu oleh pekerjaan sebelumnya yang menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menilai sebuah proyek. Pekerjaan selanjutnya dalam tahap pemeriksaan awal hanya dilaksanakan bila dinyatakan cukup bernilai untuk dilanjutkan.
4. Merencanakan proyek
Bila suatu proyek sudah dinyatakan layak untuk dilanjutkan, baru dapat dilakukan perencanaan secara mendalam. Perencanaan awal proyek minimal harus terdiri dari rencana utama awal (baseline plan) yang mencakup penjadwalan dan penugasan sumber daya untuk seluruh proyek. Perencanaan ini akan di evaluasi pada akhir setiap tahap dari proyek. Selain itu juga harus ada rencana dan jadwal yang mendetail untuk menyelesaikan tahap berikutnya. Pekerjaan ini menjadi tanggung jawab dari manajer proyek.
5. Presentasi proyek beserta rencananya
Pada banyak organisasi, terdapat lebih banyak proyek yang potensial dibandingkan sumber daya yang diperlukan untuk mengerjakan atai membiayainya. Jadi sbuah proyek harus dipresentasikan kepada steering body untuk mendapat persetujuan. Steering body adalah sebuah dewan bisnis eksekutif dan manajer sistem yang mempelajari dan memberikan prioritas pada proposal proyek yang diajukan untuk menentukan proyek mana yang akan memberikan keuntungan terbesar bagi perusahaan dan yang akan disetujui untuk pengembangan sistem berkelanjutan. Setiap steering body harus terdiri dari ahli sistem atau manajer noninformasi.
Di samping itu, sangat penting untuk mempresentasikan jadwal dan tujuan dari suatu proyek kepada seluruh komunitas bisnis. Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang efektif sangat dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini. Peserta pada tahap awal pemeriksaan ini dapat memutuskan bahwa proyeknya tidak layak untuk dilanjutkan. Steering body juga dapat memutukan bahwa ada proyek lain yang lebih penting. Jadi proyek tersebut akan segera dihentikan. Sebaliknya, jika proyek tersebut sudah disetujui oleh semua pemilik sistem dan steering body, proyek tesebut dapat dilanjutkan ke tahap analisis masalah.

Tahap Analisis Masalah

Tahap analisis masalah menjawab pertanyaan apakah masalah yang ada layak untuk dipecahkan atau tidak, atau dengan kata lain tahap analisis masalah biasa dikenal sebagai tahap kelayakan analisis.
Tahap analisis masalah tidak bisa dilewatkan, kecuali ada alasan untuk mempercepat tahap ini. Misalnya, proyek dijalankan atas dasar rencana strategis/taktis sehingga kelayakan dari proyek tidak diragukan lagi. Jika ini yang terjadi, tahap ini bisa direduksi jadi tahap pengenalan ke sistem saat ini, bukan menganalisanya.
Tujuan utama tahap analisis masalah adalah mempelajari dan mengerti asal masalah melalui analisis masalah, kesempatan, dan masalah. Biasanya digunakan model sistem seperti diagram aliran data,dsb. Sebaiknya, digunakan sistem modelling yang minimal.
Tergantung dari ukuran sistem, waktu untuk menyelesaikan tahap ini kira-kira 1-4 minggu, tahap analisis masalah ini terbagi menjadi tahap-tahap sebagai berikut:
1. Mencari sumber masalah
Tugas ini dipimpin oleh pimpinan proyek, namun difasilitasi oleh analis pimpinan sistem. Selain itu dibutuhkan pemilik dan pemakai program untuk membantu tahap ini, bahkan pemakai bisa dijadikan sebagai analis bisnis juga dalam tahap ini.
Yang bisa dihasilkan dari tahap ini adalah pengertian tentang sumber masalah dan kosakata bisnis. Hasil dari tahap ini harus didokumentasikan, caranya antara lain:
• Dokumentasi Data : mendefinisikan semua hal dalam kajian bisnis
• Dokumentasi Proses : mendefinisikan setiap event bisnis
• Dokumentasi Interface : mendefinisikan semua lokasi yang dilayani oleh sistem saat ini

2. Analisis masalah dan kesempatan
Analisis masalah sangat sulit untuk dikuasai, yang efektif adalah jika mempersepsikan setiap masalah menjadi analisis sebab dan akibat. Analisis sebab dan akibat mengarahkan kita ke pengertian sebenarnya tentang masalah dan solusi yang dihasilkan akan lebih kreatif dan berharga.
Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem. Pemilik dan pemakai juga harus aktif berpartisipasi karena mereka adalah pakarnya sumber masalah. Desainer sistem dan pembangun sistem biasanya tidak dilibatkan, kecuali jika mereka diminta untuk menganalisa masalah teknis yang mungkin muncul di sistem.
3. Analisis proses bisnis
Tahap ini hanya dilakukan jika akan dilakukan perancangan ulang proses bisnis. Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem dan analis bisnis. Sebaiknya, para analis ini sudah terlatih, berpengalaman di perancangan proses bisnis. Pemilik dan pemakai juga bisa membantu.
Hasil dari tahap ini adalah model proses dan analisis proses. Model proses biasanya terlihat seperti diagram aliran data,kecuali mereka digunakan untuk menunjukkan:
• Volume data yang mengalir dalam proses
• Waktu respon untuk tiap proses
• Hambatan (bottleneck) dalam sistem
Sedangkan analisis proses biasanya mengandung hal sebagai berikut:
• Biaya tiap proses
• Value added tiap proses
• Konsekuensi menghapus/mengimplementasikan proses
4. Menentukan tujuan perbaikan sistem
Setelah mengerti sistem secara keseluruhan, kita bisa menentukan tujuan dari perbaikan sistem. Tahap ini mendefinisikan kriteria perbaikan apa saja yang akan diukur dan dan mengidentifikasikan hambatan yang akan timbul.
Tujuan adalah ukuran kesuksesan, berupa hal yang ingin kita capai, sedangkan hambatan adalah semua hal yang akan membatasi fleksibilitas untuk menghasilkan solusi pencapaian tujuan.
Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem. Pemilik dan pemakai juga harus aktif berpartisipasi karena mereka adalah pakarnya sumber masalah. Desainer sistem dan pembangun sistem biasanya tidak dilibatkan, kecuali jika mereka diminta untuk menganalisa masalah teknis yang mungkin muncul di sistem ini.
5. Memperbarui Rencana Proyek
• Proses memperbarui rencana proyek difasilitasi oleh proyek manajer yang bekerja sama dengan pemilik sisem dan seluruh anggota tim yang berkecimpung dalam proyek tersebut.
• Sistem analis dan pemilik sistem adalah individu-individu yang memegang peran penting dalam proses memperbarui rencana proyek.
• Analis dan pemilik sistem harus tahu bahwa ruang lingkup sistem baru yang dibuat mungkin saja lebih besar daripada yang diharapkan. Selain itu,terkadang mereka juga harus siap untuk mengurangi ruang lingkup sistem (cara yang mereka lakukan adalah menentukan ranking tujuan berdasarkan tingkat kepentingan kemudian jika diperlukan pemangkasan sistem,maka tujuan yang diambil adalah tujuan yang memiliki prioritas paling tinggi).
6. Mempresentasikan Penemuan dan Rekomendasi
• Proyek manajer dan eksekutif sponsor seharusnya bergabung untuk memfasilitasi pekerjaan ini (mempresentasikan penemuan dan rekomendasi.
• Input informasi yang dibutuhkan untuk presentasi penemuan dan rekomendasi adalah analisis problem, model sistem, tujuan perbaikan sistem serta dokumentasi yang dihasilkan selama fasa analisis problem.
• Skill komunikasi dan interpersonal memegang peran esensial dalam pekerjaan presentasi penemuan dan rekomendasi. Oleh karena itu, analis sistem diharapkan untuk bisa menulis secara formal laporan bisnis dan membuat presentasi bisnis tanpa mengalami masalah.
• Hal –hal yang dilakukan pada fase analisis masalah :
a. Pemberian izin untuk melanjutkan proyek.
b. Mengatur ruang lingkup sistem,biaya dan jadwal proyek,kemudian dilanjutka ke pembahasan fase analisa kebutuhan.
c. Membatalkan proyek jika :
1. Kekurangan sumber daya untuk pengembangan proyek lebih lanjut.
2. Perealisasian masalah dan peluang dapat dilakukan secara sederhana dan tidak sepenting yang diharapkan.
3. Benefit tidak sebanding dengan kos yang dikeluarkan pada saat menggunakan sistem baru

Fase Analisis Kebutuhan

Kegiatan yang dilakukan di fase ini adalah :
1. Mendefinisikan masalah.
2. Menganalisis kebutuhan fungsional.
3. Mencari dan melengkapi kebutuhan.
4. Memprioritaskan kebutuhan.
5. Memperbarui rencana proyek.

1. Mendefinisikan kebutuhan
• Macam-macam kebutuhan :
1. Kebutuhan fungsional
Adalah aktifitas dan servis yang harus ada di dalam sistem. Contohnya adalah input,output,proses dan pengiriman data yang dibutuhkan dalam memenuhi tujuan perbaikan sistem.
2. Kebutuhan non fungsional
Adalah karakteristik,batasan serta feature yang mendefinisikan kepuasan sistem. Contohnya adalah performansi (throughtput dan respon waktu),kemudahan belajar dan penggunaan,budget,biaya,biaya simpan (cost saving),deadline,dokumenyasi,kebutuhan training,manajemen kualitas,keamanan,kontrol audit internal.
• Pekerjaan ini dilakukan oleh sistem analis
• Frame work yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah (selain juga kesempatan dan batasan) adalah PIECES.
• Berbagai macam teknik yang dipakai dalam pekerjaan ini adalah :
1. JRP
Adalah teknik untuk menguraikan secara tepat kebutuhan bisnis
2. Survey
3. Interview
2. Analisis kebutuhan fungsional
• Dua pendekatan untuk mendokumentasi dan memvasilidasi kebutuhan fungsional yaitu modelling dan prototiping
• Logical sistem model
Adalah desain logis yang menjelaskan apa seharusnya yang harus dikerjakan sistem dan apa sebenarnya sistem tersebut. Dengan menggunakan logical desain,tim proyek akan :
1. Memisahkan denga baik antara kaitan bisnis dan solusi tenis.
2. Lebih memperhatikan dan mempertimbangkan cara baru dan berbeda untuk mengimprove proses bisnis
3. Lebih memperhatikan solusi teknik alternatif (saat tiba waktu untuk desain fisik).
• Prototiping digunakan pada saat fase analisis kebutuhan untuk mengmbangkan kebutuhan user interface.
• Teknik-teknik penting yang dipakai untuk menganalisis kebutuhan :
1. Data,proses dan teknik pemodelan interface.
2. Penggunaan software diagram seperti visio proffesional,CASE software seperti Sistem Architect untuk mengontruksi dan mejaga siste serta detail dokumentasi.
3. Teknik prototiping yang didapat dari buku. Teknik menemukan fakta

3. Mencari dan Melengkapi Kebutuhan
• Pencarian kebutuhan pada dasarnya adalah mencari kebutuhan fungsional yang tercakup dalam model sistem prototiping yang telah dibuat.
• Terkadang,kita perlu melengkapi kebutuhan fungsional dengan kebutuhan nonfungsional agar aspek nonfungsional memenuhi desain sistem dan fase konstruksi.
• Tugas ini difasilitasi oleh proyek manajer dan sistem analis.
Kesusesan dari sebuah pengembangan sistem proyek dapat diukur dengan cara melihat kecocokannya (degree) dengan kebutuhan dari bisnis yang menginginkannya. Jika proyek berada diluar rencana atau over budget maka perlu diadakan proses pengenalan terhadap kebutuhan yang lebih penting dibandingkan dengan yang lain. Maka dari itu perlu dilakukan proses prioritasi terhadap kebutuhan bisnis. Salah satu teknik untuk hal ini adalah timeboxing
Timeboxing :adalah teknik yang mengirimkan fungsi-fungsi sistem informasi dan kebutuhannya melalui versioning. Tim pengembangan memilih subset terkecil dari sistem yang bila diimplementasikan secara total akan mengembalikan value secara cepat kepada sistem owner dan juga penggunanya. Idealnya subset ini dikembangkan dengan jangka waktu antara 6 – 9 bulan atau lebih kurang dari itu.
Prioritas dapat diklasifikasikan berdasarkan kepentingan relatifnya :
1. Mandatory requirement : merupakan sesuatu hal paling essensial yang harus dipenuhi oleh sistem minimal (versi 1.0). Mandatory requirement tidak dapat diberikan peringkat (ranked). Ini dikarenakan karena ia merupakan hal yang paling essensial bagi segala solusi. Jika seandainya bisa diberikan peringkat maka hal tersebut bukanlah Mandatory requirement melainkan Desirable requirement
2. Desirable requirement : satu hal yang tidak essensial bagi versi 1.0 tetapi mungkin menjadi essensial bagi versi yang akan datang. Desirable requirement dapat dan sepatutnya diberikan peringkat (ranked). Cara yang efektif untuk mengkomunikasikan dan mengkategorikan peringkatan Desirable requirement adalah dengan menggunakan angka dari versi yang dikeluarkan
Hasil akhir yang ingin dicapai dari semua ini adalah dengan terbentuknya proposal mengenai sistem (sistem proposal) yang akan menyelesaikan pengidentifikasian kebutuhan bisnis
Tujuan dari analisis keputusan (Decision analysis phase) adalah untuk mentransisi proyek dari bisnis ke arah solusi teknikal dengan tahapan-tahapan analisis keputusan (Decision analysis phase) untuk membentuk proposal sistem :
1. Identifikasi kandidat-kandidat solusi
Dalam mengidentifikasikan solusi diperlukan informasi dari kebutuhan yang diinginkan oleh sistem owner, maupun user. Mereka dapat menyumbangkan ide dan opininya masing-masing
2. Analisis kandidat-kandidat solusi
Masing-masing kandidat solusi dianalisis ke-feasibility-annya. Kebanyakan dalam melakukan analisis digunakan 4 kriteria yakni :
• Technically feasibility : Apakah solusi secara teknis dapat dipakai? apakah staff memiliki keahlian teknis untuk mendesain dan membangun solusi ini?
• Operational feasibility : Akankah solusi memenuhi dari kebutuhan user? Bagaimana solusi mengubah lingkungan kerja dari user?
• Economic feasibility : Apakah biaya untuk solusinya efektif?
• Schedule feasibility : Bisakah solusi didesain dan diimplementasikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan?
3. Membandingkan antara kandidat-kandidat solusi : Memilih solusi yang menawarkan peforma terbaik dilihat dari sisi technically, operational, economic, schedule feasibility
4. Meng¬-update rencana proyek : memastikan solusi yang akan diberikan. Apakah solusi ini telah memenuhi kebutuhan bisnis dari sistem ownernya.
5. Menyarankan bentuk solusi